Die Prüftermine werden auf Fälligkeit überwacht und die Prüfungen zum Termin aktiviert. Für jeden einzelnen zu prüfenden Typ wird ein Prüfbogen mit allen bekannten Vorgaben und Eintragungsfeldern gedruckt, auf dem der Prüfingenieur vor Ort die Ergebnisse festhält. Der Prüfbogen entspricht in Aufbau und Aussehen exakt dem Bildschirmformular, wodurch die Erfassung und Bearbeitung der Prüfergebnisse vereinfacht wird. Eventuell festgestellte Mängel werden detailliert protokolliert. Anschließend kann der aktuelle Prüfbericht ausgedruckt werden.

Aktive Prüfungen und die Termine zur Mängelbeseitigung werden bis zum Abschluss jeder Prüfung überwacht. Zur besseren Übersicht gibt es eine entsprechende Liste, die nach unter- schiedlichen Kriterien aufbereitet werden kann.

Sämtliche, auch bereits abgeschlossene Prüfungen der letzten fünf Jahre, können jederzeit abgerufen werden. Ältere Prüfergebnisse werden in einer der ausgelagerten Archiv-Datenbanken gesammelt, sind aber auch jederzeit einsehbar. Das Archivierungssystem erstellt und verwaltet diese Datenbanken regelmäßig - mindestens jährlich.

In die Datenbank ist die ACCESS-Benutzerverwaltung eingebunden. Jeder Mitarbeiter hat sein persönliches Passwort zur Bearbeitungs- und Ansichtsberechtigung. Für jeden Bear- beitungspunkt steht eine kontextsensitive Hilfe zur Verfügung.